Déménagement d’entreprise : une liste de contrôle complète pour réussir votre déménagement

Un déménagement d’entreprise n’a pas seulement un impact sur vos employés mais aussi sur votre entreprise. Un déménagement dans un nouvel espace de bureau implique également tout le processus comme le déménagement dans une nouvelle maison. Le déménagement d’un bureau comprendra le déplacement de meubles volumineux et encombrants, l’emballage des appareils électroniques et des bibelots des autres pièces à emballer. Le déménagement d’un bureau est une tâche énorme, quelle que soit la taille de votre entreprise. Habituellement, il n’est pas possible d’arrêter les activités pendant une semaine pour régler les problèmes et il n’y a pas beaucoup de temps pour tout faire. Si vous essayez de vous y retrouver, suivez ces conseils pour que le processus se déroule le plus harmonieusement possible. Choisir le bon moment pour le déménagement de votre entreprise peut également vous faire économiser beaucoup d’argent et faciliter votre déménagement.

Une liste de vérification adéquate vous permet de planifier adéquatement votre déménagement d’entreprise. Une liste de vérification est obligatoire pour planifier le déménagement et confirmer que vous respectez chaque étape nécessaire. La liste de contrôle suivante peut vous aider à commencer votre propre processus de déménagement, ce qui assurera un déménagement d’entreprise sans heurts et peu coûteux.

Planification précoce :

Commencez à planifier votre déménagement dès que vous décidez de déménager en tant qu’entreprise. La planification est la clé du succès dans tous les domaines et elle n’est pas différente dans le cas d’un déménagement d’entreprise et elle peut prendre jusqu’à un an pour les déménagements d’entreprise importants. Vous devriez utiliser un plan pour déterminer l’aménagement des bureaux et des espaces communs et aussi pour déterminer vos nouveaux besoins. Vous devrez probablement prévoir quelques mois pour planifier efficacement votre déménagement, et quelques mois pour que tout soit prêt à partir.

Établissez un calendrier :

Essayez de planifier votre déménagement au milieu de la semaine, car les travailleurs seront plus disposés à vous aider pendant la semaine de travail, car ils ne seront pas intéressés à compromettre leur fin de semaine. Cela vous donnera aussi le temps de vous installer avant la fin de semaine, pendant que différents fournisseurs de services sont disponibles pour des arrangements de dernière minute. Le fait de déménager en milieu de semaine signifie que vous serez prêt à retourner au travail le lundi suivant. Non seulement le milieu de la semaine mais aussi le milieu du mois est le bon moment car les entreprises sont plus occupées au début et à la fin du mois. Tout le personnel peut être surchargé de travail et avoir du mal à se préparer au déménagement au début et à la fin.

Planification du budget de déménagement :

N’oubliez pas de planifier à l’avance votre budget de déménagement, car il est important de savoir combien vous pouvez dépenser et combien vous devez réellement dépenser.

Répartissez le travail :

Répartir le travail entre les employés est une excellente idée, mais il est tout de même important d’avoir un gestionnaire de déménagement désigné qui devrait faciliter et suivre chaque étape pour s’assurer que les choses progressent. Vous pouvez nommer un adjoint administratif pour ce poste.

Obtenez des devis de déménagement :

Il est toujours recommandé de faire des recherches et d’obtenir des devis d’au moins trois compagnies de déménagement professionnelles avant de réserver votre déménagement. Un déménagement commercial est différent d’un déménagement de maison à bien des égards, mais comme un déménagement de bureau peut devenir très coûteux et très rapide, il vaut mieux en envisager deux ou trois de plus. Planifiez d’engager une compagnie de déménagement à service complet si vous en avez les moyens car ils feront tout l’emballage ainsi que le chargement, le déchargement et le déballage pour vous.

Vous pouvez demander autour de vous, dans votre monde des affaires, des recommandations de compagnies de déménagement qui ont de l’expérience en matière de relocalisation de bureaux ou vous pouvez même vérifier en ligne. Assurez-vous qu’un représentant de chaque compagnie se rende à votre bureau pour voir l’étendue du travail afin d’obtenir le devis le plus précis possible. Avec des travaux comme celui-ci, il n’est pas facile et suffisant de décrire ce qui doit être fait au téléphone. Assurez-vous que toute compagnie de déménagement que vous engagez pour votre déménagement commercial devrait être autorisée et assurée.

Aidez les déménageurs NJ :

Même si vous avez embauché une compagnie de déménagement qui viendra s’occuper des gros travaux, il est très conseillé de rendre chacun responsable de son propre espace de travail. Prévenez vos employés en leur envoyant des courriels ou en les convoquant à une réunion pour leur dire quand ils doivent faire emballer leurs bureaux. Ne les stressez pas trop et donnez-leur suffisamment de temps pour faire un peu de choses à la fois afin que personne n’essaie de tout emballer à la dernière minute.

Prenez soin de vos gadgets techniques :

Débrancher et rebrancher tous vos techniciens est l’une des plus grandes complications lors d’un déménagement dans un nouvel espace de bureau. Informez votre service informatique du déménagement le plus tôt possible et élaborez un plan de transfert de tous les équipements techniques de votre bureau. Ces équipements techniques peuvent inclure les ordinateurs, les serveurs et les téléphones, vos données et vos plans Internet. C’est un gros travail qui ne peut pas être confié aux déménageurs, il est donc important que votre équipe s’y mette le plus tôt possible. Établissez un plan de recyclage ou de don si vous devez vous débarrasser de certaines pièces d’équipement. Certains organismes sans but lucratif acceptent les technologies usagées et en font don là où elles sont le plus utiles.

Trouvez un espace d’entreprise parfait :

Si vous n’êtes pas propriétaire de l’immeuble que vous quittez ou dans lequel vous emménagez, vous devrez obtenir une analyse complète de toutes les règles de construction relatives au déménagement. Vous devrez vérifier les règles avec le propriétaire de l’immeuble pour savoir si vous pouvez déménager seulement en dehors des heures de bureau et vous devrez peut-être faire une demande spéciale pour utiliser l’ascenseur de service. Obtenez ces règles auprès de la direction de l’immeuble le plus tôt possible.

Travaillez sur les documents :

Commencez à mettre à jour vos documents avec votre nouvelle adresse dès que la date de votre déménagement est confirmée. En fait, commandez vos nouvelles cartes d’affaires, votre papier à en-tête, vos enveloppes, vos étiquettes de retour, etc. dès que vous connaissez votre nouvelle adresse et la date de votre déménagement. N’oubliez pas de mettre à jour vos clients également.

Il est toujours préférable de consulter des déménageurs pas cher et fiables et expérimentés dans le New Jersey avant de commencer le processus de déménagement. Il est toujours préférable de consulter des déménageurs fiables et expérimentés dans le New Jersey avant de commencer le processus de déménagement. La meilleure compagnie de déménagement peut vous aider à rendre votre déménagement sûr et réussi.